Nytt i Quboo: Betalningspåminnelser och Vänta-steg i processer

Två nyheter har landat i Quboo de senaste dagarna. Den ena är betalningspåminnelser, som många har frågat efter. Den andra är ett nytt Vänta-steg som gör processautomationen betydligt mer användbar.

Betalningspåminnelser

Nu kan du skicka en påminnelse direkt från fakturan när kunden inte har betalat i tid. Öppna fakturan och klicka på Skapa påminnelse. Knappen visas när förfallodagen har passerat. Kontrollera sedan avgift, ränta och nytt förfallodatum, skriv ett meddelande om du vill och skicka.

Så fungerar det:

• ·Ingen ny faktura. Påminnelsen får inget eget fakturanummer. Kunden betalar med originalfakturans OCR- eller fakturanummer.
• ·Skickas som PDF via e-post till fakturans e-postadress eller kundens fakturamejl. Finns ingen adress kan du ladda ner PDF:en och skicka den själv.
• ·Påminnelseavgift på högst 60 kr per faktura, oavsett hur många påminnelser du skickar. Du ställer in standardavgiften under Inställningar > Faktura > Påminnelser. Den är 0 kr från början, eftersom avgiften bara får tas ut om ni har avtalat den i förväg.
• ·Dröjsmålsränta räknas dag för dag från förfallodagen. Du väljer mellan räntelagen (referensräntan + 8 procentenheter, alltså 10 % under 2026), en egen fast ränta eller ingen ränta alls. Skickar du flera påminnelser tas bara den ränta ut som inte redan har debiterats.
• ·Allt bokförs automatiskt, både med fakturametoden och kontantmetoden. Avgiften bokförs på 3590 och räntan på 8313, båda momsfria. Om kunden sedan betalar utan avgiften skriver Quboo av den åt dig.
• ·Bankmatchningen förstår påminnelser. En inbetalning som motsvarar fakturabeloppet plus avgift och ränta matchas mot rätt faktura.

Påminnelser skickas aldrig automatiskt. Du bestämmer själv när en kund ska få en.

En begränsning: En påminnelse är ingen faktura och skickas därför inte via Peppol. För e-fakturakunder, till exempel offentlig sektor, kan påminnelsen än så länge bara skickas utan avgift och ränta. Enligt lagen måste de tas ut via en separat räntefaktura, och det stöds inte ännu.

Vänta-steg i processer

Processer i Quboo låter dig automatisera flöden som "när ett mejl kommer in, gör X". Hittills har det funnits ett problem: dokument som kommer in via e-post eller laddas upp läses in i bakgrunden. När processen startade fanns texten därför ofta inte ännu.

Det nya Vänta-steget löser det. Steget hämtar data precis som ett Hämta-steg men pausar processen tills ett villkor är uppfyllt, till exempel att dokumentets text finns:

Start (Händelse: E-post mottogs)
→ Villkor: ämnet innehåller "Your Microsoft invoice"
→ Vänta: hämta dokumenttranskriptet
    Vänta tills: {{doc.text}} <> null
→ Tilldela: plocka ut fakturanumret ur texten
→ Kommando: Skapa leverantörsfaktura

Med ett enda steg kan alltså en faktura från Microsoft Azure som kommer in via mejl bli en färdig leverantörsfaktura utan att du behöver röra den.

Detaljer:

• ·Hämtningen görs om var 30:e sekund tills villkoret är uppfyllt.
• ·Du anger en tidsgräns på mellan 1 minut och 24 timmar. Standard är 60 minuter. Därefter misslyckas körningen.
• ·Under väntan har körningen status Pausad och kan avbrytas från listan över körningar.
• ·Villkoret skrivs på samma sätt som i Villkor-steget och kan använda variabler från tidigare steg.

Mer om båda funktionerna finns på help.quboo.se.